Entscheidungsvorlage mit KI vorbereiten

Use Case

Mit KI können Sie eine Entscheidungsvorlage in einer Stunde aufbauen, die sonst einen Vormittag dauert. Die KI strukturiert Optionen, Konsequenzen und Empfehlung, Sie bringen die fachliche Substanz und das Urteil.

Für: Führungskräfte / Projektmanagement · Niveau: Mittel · Tools: Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini

Für wen ist dieser Use Case geeignet?

Dieser Use Case eignet sich für Führungskräfte, Projektleitung, Strategie- und Stabsfunktionen, die regelmäßig Vorlagen für Entscheidungsgremien schreiben.

Besonders hilfreich ist er, wenn die Fakten klar sind, aber der Aufbau noch wackelt — also nicht der Inhalt fehlt, sondern die saubere Darstellung.

Ausgangsproblem

Entscheidungsvorlagen scheitern selten an fehlenden Informationen, sondern an unklarer Struktur. Wenn Optionen, Bewertung und Empfehlung vermischt sind, fällt es Gremien schwer, fundiert zu entscheiden.

KI kann hier strukturieren, gewichten und Argumente sortieren. Sie kann aber keine Empfehlung treffen, die Ihren Kontext kennt. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Entscheidungssituation klären

Bevor Sie starten, kläre für Sie:

Worüber wird konkret entschieden?
Wer entscheidet?
Bis wann muss die Entscheidung fallen?
Welche Optionen stehen realistisch zur Wahl?

Schritt 2: Fakten und Bewertungskriterien sammeln

Notieren Sie die wichtigsten Fakten zu jeder Option. Legen Sie gleichzeitig fest, nach welchen Kriterien die Optionen bewertet werden: Kosten, Nutzen, Risiko, Aufwand, Umsetzbarkeit, strategischer Fit.

Schritt 3: KI eine strukturierte Vorlage erstellen lassen

Übergeben Sie der KI Optionen, Fakten und Kriterien. Lassen Sie sie eine Vorlage in klarer Struktur erzeugen: Ausgangslage, Optionen, Bewertung pro Kriterium, Empfehlung mit Begründung.

Schritt 4: Empfehlung selbst formulieren

Die KI kann Optionen vergleichen, aber die Empfehlung gehört zu Ihnen. Sie muss zu Strategie, Kontext und impliziten Zielen passen, die in der Vorlage gar nicht stehen.

Schritt 5: Vorlage gegenprüfen lassen

Lassen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen die Vorlage gegenprüfen: Sind Optionen vollständig? Sind Bewertungen nachvollziehbar? Wirkt die Empfehlung begründet?

Beispielprompt

Erstelle eine strukturierte Entscheidungsvorlage für ein Gremium.

Ausgangslage:
[Kurzbeschreibung der Situation]

Zu entscheidende Frage:
[konkrete Entscheidungsfrage]

Optionen:
1. [Option 1 mit Kurzbeschreibung]
2. [Option 2 mit Kurzbeschreibung]
3. [ggf. Option 3]

Bewertungskriterien:
- [z. B. Kosten]
- [z. B. Umsetzungsaufwand]
- [z. B. Risiken]
- [z. B. strategischer Fit]
- [z. B. Wirkung in 12 Monaten]

Aufgabe:
1. Strukturiere die Vorlage in: Ausgangslage, Optionen, Bewertung je Kriterium, Empfehlung mit Begründung, offene Punkte.
2. Bewerte jede Option entlang aller Kriterien, kurz und vergleichbar.
3. Markiere Annahmen, die noch geprüft werden müssen.
4. Erfinde keine Zahlen. Wenn etwas fehlt, weise darauf hin.
5. Schlage am Ende eine Empfehlung vor und begründe sie in drei Sätzen.

Zielgruppe: [z. B. Geschäftsleitung, Bereichsleitung]
Ton: sachlich, knapp, entscheidungsorientiert.

Qualitätscheck

Vor der Einreichung prüfe die Vorlage:

Sind alle realistischen Optionen enthalten?
Werden Optionen einheitlich bewertet?
Sind Annahmen klar markiert?
Ist die Empfehlung begründet, nicht nur behauptet?
Werden Risiken offen genannt?
Ist der Bezug zur Strategie sichtbar?

Ein guter Test: Könnte eine Person, die das Thema nicht kennt, allein anhand der Vorlage eine fundierte Entscheidung treffen? Wenn nicht, fehlt etwas oder die Struktur ist unklar.

Risiken und Grenzen

KI bewertet auf Basis der mitgelieferten Informationen, nicht auf Basis von Strategie, Politik oder impliziten Erwartungen im Unternehmen. Wer ohne Prüfung übernimmt, riskiert eine sauber wirkende Vorlage mit unpassender Empfehlung.

Außerdem neigt KI dazu, Optionen zu glätten und Konflikte zu entschärfen. Bei strategischen Entscheidungen ist das gefährlich, weil gerade die unbequemen Konsequenzen sichtbar bleiben müssen.

Datenschutzhinweis

Entscheidungsvorlagen enthalten häufig sensible Inhalte: Strategien, Kosten, Personen, Verträge. Diese gehören nicht ungefiltert in offene KI-Tools. Anonymisiere Inhalte oder nutze freigegebene Tools mit klarer Datenschutzklausel.

In Unternehmen sollte zusätzlich geklärt sein, wer Entscheidungsvorlagen mit KI vorbereiten darf und welche Inhalte über welche Tools laufen.

Passende Tools

Claude: gut für lange, sauber strukturierte Vorlagen mit differenzierter Argumentation
ChatGPT: gut für Varianten und schnelle Vergleiche
Microsoft Copilot: sinnvoll, wenn Vorlagen direkt in Word entstehen
Gemini: passend bei Google-Workspace-Nutzung