Use Case
Mit KI lassen sich Prozessbeschreibungen schneller strukturieren und in klares Deutsch bringen. KI übernimmt die Textarbeit — das fachliche Wissen und die Prüfung der Richtigkeit bleiben beim Team, das den Prozess kennt.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für Operations, Projektmanagement, Qualitätsmanagement und alle, die Abläufe dokumentieren müssen. Besonders hilfreich ist er, wenn Prozesse gut bekannt sind, aber bisher nur in Köpfen oder losen Notizen existieren.
Geeignet ist er auch, wenn bestehende Prozessdokumentationen überarbeitet, vereinheitlicht oder auf eine neue Zielgruppe ausgerichtet werden sollen.
Ausgangsproblem
Prozessbeschreibungen werden häufig aufgeschoben, weil das Aufschreiben zeitaufwendig ist — obwohl das Wissen vorhanden wäre. Wenn dann doch dokumentiert wird, entstehen oft Texte, die für Außenstehende schwer verständlich sind oder inkonsistente Detailtiefe haben.
KI kann die Textarbeit beschleunigen: aus Stichpunkten eine strukturierte Beschreibung machen, Formulierungen vereinheitlichen, Struktur aufbauen. Was sie nicht kann: das Prozesswissen selbst liefern oder prüfen, ob die Beschreibung mit der gelebten Praxis übereinstimmt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Prozess vollständig beschreiben — vor der KI
Notieren Sie den Prozess in eigenen Worten oder Stichpunkten. Wichtig für eine gute Prozessbeschreibung:
- Startpunkt: Was lösen den Prozess aus?
- Endpunkt: Was ist das Ergebnis?
- Alle relevanten Schritte in der richtigen Reihenfolge
- Beteiligte Rollen oder Abteilungen
- Hilfsmittel, Systeme oder Dokumente
- Ausnahmen und Sonderfälle
Schritt 2: Zielgruppe und Format festlegen
Klären Sie, für wen die Beschreibung gedacht ist und wie sie genutzt wird:
- Neue Mitarbeitende, die eingearbeitet werden?
- Erfahrene Teammitglieder als Referenz?
- Externe Prüfer oder Auditoren?
- Fließtext, Nummerierung, Tabelle oder Flussdiagramm-Beschreibung?
Schritt 3: Entwurf erstellen lassen
Übergeben Sie der KI Ihre Stichpunkte und geben Sie Format, Zielgruppe und gewünschte Detailtiefe vor.
Schritt 4: Fachlich prüfen
Lassen Sie den Entwurf von jemandem prüfen, der den Prozess täglich lebt. Fragen, die dabei helfen:
- Stimmt die Reihenfolge?
- Fehlen wichtige Schritte oder Sonderfälle?
- Sind Verantwortlichkeiten korrekt?
- Ist die Beschreibung für die Zielgruppe verständlich?
Schritt 5: Versionierung einrichten
Prozessbeschreibungen veralten. Legen Sie von Anfang an fest, wer die Beschreibung pflegt, wie Änderungen dokumentiert werden und wie oft eine Überprüfung stattfindet.
Beispielprompt
Erstelle auf Basis der folgenden Stichpunkte eine strukturierte Prozessbeschreibung.
Prozessname: [Bezeichnung]
Zielgruppe: [z. B. neue Mitarbeitende, erfahrene Teammitglieder, Auditoren]
Format: [z. B. nummerierte Schritte, Tabelle mit Rolle und Ergebnis]
Detailtiefe: [z. B. Übersicht, vollständige Beschreibung mit Ausnahmen]
Aufgabe:
1. Strukturiere die Stichpunkte zu einer lesbaren Prozessbeschreibung.
2. Benenne Start- und Endpunkt des Prozesses.
3. Hebe Übergaben zwischen Rollen oder Abteilungen hervor.
4. Erfinde keine Schritte, die nicht in den Stichpunkten stehen.
5. Markiere Punkte, an denen Informationen fehlen.
Hier sind die Stichpunkte:
[Stichpunkte einfügen]Qualitätscheck
Vor der Freigabe prüfen:
- Wurde der Entwurf von jemandem geprüft, der den Prozess kennt?
- Stimmen alle Schritte in der richtigen Reihenfolge?
- Sind Rollen und Verantwortlichkeiten korrekt?
- Ist die Beschreibung für die Zielgruppe verständlich?
- Gibt es Informationen, die veraltet sein könnten?
- Ist festgelegt, wer die Beschreibung pflegt?
Eine Prozessbeschreibung ist nur so gut wie ihre letzte fachliche Prüfung. Veraltete Dokumentation kann zu Fehlern führen, die vermeidbar wären.
Risiken und Grenzen
KI kann Lücken in Stichpunkten mit plausibler klingenden Inhalten auffüllen. Was generisch sinnvoll klingt, kann im spezifischen Prozess falsch sein.
Prozessbeschreibungen, die ohne Fachprüfung eingesetzt werden, riskieren, dass Mitarbeitende falsch eingearbeitet werden oder Compliance-Anforderungen nicht abgebildet sind.
Datenschutzhinweis
Geben Sie keine vertraulichen Geschäftsprozesse, proprietären Verfahren oder sicherheitskritischen Abläufe in externe KI-Tools ein, ohne die internen Datenschutz- und Vertraulichkeitsregeln zu prüfen.
Personenbezogene Daten einzelner Mitarbeitender gehören nicht in Prozessbeschreibungen und erst recht nicht in KI-Tools.
Passende Tools
- ChatGPT: gut für strukturierte Dokumente aus Stichpunkten
- Claude: gut für längere, konsistente Prozessdokumentationen
- Microsoft Copilot: sinnvoll, wenn Prozessdokumentation in Word oder SharePoint gepflegt wird
- Gemini: passend bei Google-Workspace-Nutzung