Use Case
Mit KI können Sie aus Meetingnotizen, Transkripten oder Stichpunkten schnell eine strukturierte Zusammenfassung erstellen. Wichtig ist, dass Sie der KI sagen, welches Format Sie brauchen: zum Beispiel Ergebnisprotokoll, Aufgabenliste oder kurze Management-Zusammenfassung.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für alle, die regelmäßig Meetings vorbereiten, dokumentieren oder nachbereiten. Besonders hilfreich ist er für Projektmanagement, Führungskräfte, Assistenz, HR, Vertrieb, Kundenservice und interne Kommunikation.
Sie brauchen kein technisches Vorwissen. Entscheidend ist nur, dass Sie die Notizen oder das Transkript sinnvoll vorbereiten und das Ergebnis anschließend prüfen.
Ausgangsproblem
Nach Meetings bleiben oft lange Notizen, Chatverläufe oder Transkripte zurück. Die wichtigsten Entscheidungen, Aufgaben und offenen Punkte sind darin verteilt. Das kostet Zeit und führt leicht dazu, dass Verantwortlichkeiten unklar bleiben.
KI kann helfen, diese Informationen zu strukturieren. Sie ersetzt aber nicht Ihre fachliche Prüfung. Namen, Fristen, Entscheidungen und sensible Inhalte sollten immer kontrolliert werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Material vorbereiten
Sammeln Sie die Informationen, die zusammengefasst werden sollen. Das können Stichpunkte, ein Transkript oder eine Mitschrift sein.
Entferne vorher alles, was nicht in ein KI-Tool gehört: vertrauliche Kundendaten, personenbezogene Daten, interne Zahlen oder sensible Informationen. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, beachte die internen KI- und Datenschutzregeln.
Schritt 2: Ziel und Format festlegen
Schreiben Sie nicht nur: „Fasse das Meeting zusammen.“ Besser ist ein klarer Auftrag.
Legen Sie fest:
- Für wen ist die Zusammenfassung gedacht?
- Soll sie kurz oder ausführlich sein?
- Soll sie Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte trennen?
- Soll sie als E-Mail, Protokoll oder Aufgabenliste formuliert werden?
Schritt 3: Prompt eingeben
Nutzen Sie einen Prompt, der der KI Kontext, Ziel und Ausgabeformat gibt.
Schritt 4: Ergebnis prüfen
Prüfen Sie die Zusammenfassung sorgfältig. Besonders wichtig sind:
- Stimmen Namen und Zuständigkeiten?
- Sind Entscheidungen korrekt wiedergegeben?
- Sind Aufgaben vollständig?
- Stimmen Termine und Fristen?
- Fehlen wichtige offene Punkte?
- Wurden Aussagen zu stark interpretiert?
Schritt 5: Ergebnis weiterverwenden
Sie können die Zusammenfassung anschließend als E-Mail, Aufgabenliste, Projektupdate oder internes Protokoll verwenden. Gute Ergebnisse lassen sich außerdem als Vorlage für wiederkehrende Meetings speichern.
Beispielprompt
Fasse die folgenden Meetingnotizen als klares Ergebnisprotokoll zusammen.
Zielgruppe: internes Projektteam
Ton: sachlich, kurz und gut lesbar
Format:
1. Kurze Zusammenfassung in 3 Sätzen
2. Getroffene Entscheidungen
3. Aufgaben mit Verantwortlichen
4. Offene Fragen
5. Nächste Schritte
Wichtig:
- Erfinde keine Informationen.
- Markiere unklare Punkte mit „zu prüfen".
- Wenn Verantwortliche oder Fristen fehlen, weise darauf hin.
Hier sind die Notizen:
[Notizen einfügen]Qualitätscheck
Bevor Sie das Ergebnis verschicken, prüfe:
- Gibt es erfundene Entscheidungen?
- Hat die KI aus Vermutungen Fakten gemacht?
- Sind Aufgaben eindeutig formuliert?
- Sind Verantwortliche und Fristen korrekt?
- Sind sensible Informationen enthalten, die entfernt werden sollten?
Ein guter Test ist: Könnte ein Teammitglied, das im Meeting war, dem Protokoll zustimmen? Wenn nicht, muss es überarbeitet werden.
Risiken und Grenzen
KI kann Meetinginhalte falsch gewichten oder Aussagen zu stark verdichten. Besonders bei kontroversen Diskussionen oder unklaren Entscheidungen kann sie eine scheinbare Klarheit erzeugen, die im Meeting gar nicht vorhanden war.
Auch Transkripte sind nicht automatisch zuverlässig. Namen, Fachbegriffe und Zahlen können falsch erkannt werden. Deshalb sollte ein KI-Protokoll immer als Entwurf betrachtet werden.
Datenschutzhinweis
Geben Sie keine vertraulichen, personenbezogenen oder geschäftskritischen Informationen in KI-Tools ein, wenn dafür keine Freigabe besteht. Nutzen Sie nach Möglichkeit freigegebene Unternehmenslösungen und anonymisiere Inhalte, wenn nötig.
Bei externen Tools sollte vorher geklärt sein, ob Eingaben gespeichert oder zur Verbesserung des Dienstes genutzt werden können. Das hängt vom Anbieter, Tarif und den Einstellungen ab.
Passende Tools
- Microsoft Copilot: besonders naheliegend, wenn Meetings und Dokumente in Microsoft 365 liegen
- ChatGPT: gut für strukturierte Zusammenfassungen und Umformulierungen
- Claude: gut für längere Texte und differenzierte Zusammenfassungen
- Gemini: passend bei Google-Workspace-Nutzung