Use Case
Eine Präsentation, die für den Vorstand funktioniert, wirkt vor dem Vertriebsteam fehl am Platz. Mit KI lässt sich eine bestehende Präsentation in einem strukturierten Durchgang auf eine neue Zielgruppe umarbeiten — Inhalt, Tonalität und Detailtiefe gleichzeitig.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für alle, die eine bestehende Präsentation mehrfach vor unterschiedlichen Gruppen halten: Vertrieb, Geschäftsführung, Projektleitung, Marketing, Beratung. Besonders relevant ist er bei wiederkehrenden Themen, die für jede Zielgruppe neu eingekleidet werden müssen.
Sie brauchen die Originalpräsentation als Text oder Datei und ein klares Bild der neuen Zielgruppe. Je präziser Sie die neue Zielgruppe beschreiben, desto treffender wird die KI-Anpassung.
Ausgangsproblem
Wer dieselbe Präsentation vor unterschiedlichen Gruppen hält, verfehlt regelmäßig die zweite oder dritte. Was beim Vorstand als kompakte Strategie wirkt, bleibt vor dem operativen Team zu abstrakt. Was im Verkaufstermin überzeugt, klingt im Aufsichtsrat zu marktnah.
Eine vollständige Umarbeitung ist aufwändig — viele behelfen sich mit oberflächlichen Anpassungen, die nicht reichen. Mit einem strukturierten KI-Prozess lassen sich Inhalt, Detailtiefe und Tonalität in einem Durchgang neu justieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Originalpräsentation bereitstellen
Sammeln Sie den Text aller Folien — Überschriften, Bulletpoints, Sprechernotizen. Bei PowerPoint lässt sich der Text per Gliederungsansicht exportieren. Notieren Sie kurz, für welche Zielgruppe die Präsentation ursprünglich gemacht wurde.
Schritt 2: Neue Zielgruppe präzise beschreiben
Beschreiben Sie die neue Zielgruppe in vier bis fünf Punkten:
- Rolle und Erfahrungslevel (z. B. operatives Team, Geschäftsführung, Kunden)
- Was wissen die Teilnehmer schon? Was ist neu für sie?
- Welche Fragen stellen sie typischerweise zu diesem Thema?
- Welche Tonalität ist angemessen — informell, sachlich, formal?
- Wie viel Zeit haben sie? Wie aufmerksam sind sie?
Schritt 3: Anpassungsraster definieren
Legen Sie fest, was angepasst werden soll und was nicht:
- Kernbotschaft: gleich oder anders?
- Detailtiefe: tiefer oder oberflächlicher?
- Beispiele: gleich, neu, oder branchenspezifisch?
- Zahlen: alle behalten, kürzen oder ergänzen?
- Tonalität: gleich oder anders?
Schritt 4: KI mit Original und Raster füttern
Geben Sie der KI die Originalpräsentation, die Zielgruppenbeschreibung und das Anpassungsraster. Bitten Sie sie, Folie für Folie eine angepasste Fassung zu liefern — mit Begründung, was warum verändert wurde.
Schritt 5: Anpassung kritisch prüfen und nachjustieren
Lesen Sie die neue Fassung mit Blick auf die Zielgruppe. Bei einzelnen Folien wird die KI übersteuern oder Inhalte falsch übersetzen — diese Stellen mit konkreten Vorgaben gezielt nacharbeiten.
Beispielprompt
Ich habe folgende Präsentation und möchte sie für eine neue Zielgruppe umarbeiten.
Originalpräsentation:
[Text aller Folien einfügen — Überschrift, Bulletpoints, Sprechernotizen]
Ursprüngliche Zielgruppe: [z. B. Vorstand eines Mittelstandsunternehmens]
Neue Zielgruppe: [Rolle, Erfahrungsstand, typische Fragen, Zeitbudget, Tonalität]
Anpassungsraster:
- Kernbotschaft: [gleich / leicht angepasst / neu]
- Detailtiefe: [tiefer / oberflächlicher / gleich]
- Beispiele: [behalten / branchennah ersetzen / neu]
- Zahlen: [behalten / kürzen / ergänzen]
- Tonalität: [formal / sachlich / informell]
Aufgabe:
1. Arbeite die Präsentation Folie für Folie für die neue Zielgruppe um.
2. Erkläre für jede Folie kurz, was du angepasst hast und warum.
3. Markiere Folien, die für die neue Zielgruppe entfallen können oder zusätzlich gebraucht werden.
4. Halte den Aufbau bei — Reihenfolge der Folien gleich, nur Inhalt und Tonalität angepasst.
Wichtig:
- Erfinde keine Zahlen oder Beispiele, die nicht im Original stehen.
- Sietzen, nicht gendern.
- Wenn etwas unklar ist, frage nach, statt zu raten.Qualitätscheck
Bevor Sie die umgearbeitete Präsentation nutzen, prüfen Sie:
- Passt die Tonalität durchgängig zur neuen Zielgruppe?
- Sind die Beispiele für die neue Zielgruppe relevant und nachvollziehbar?
- Ist die Detailtiefe konsistent — nicht eine Folie zu tief, die nächste zu oberflächlich?
- Bleibt die Kernbotschaft erkennbar?
- Würde die neue Zielgruppe die Präsentation als für sich gemacht erleben?
Ein guter Test: Lassen Sie eine Person aus der neuen Zielgruppe zwei zufällige Folien lesen. Wenn sie ohne weitere Erklärung versteht, was gemeint ist, sitzt die Anpassung.
Risiken und Grenzen
KI passt manchmal an, wo gar nichts anzupassen ist — Kernzahlen werden plötzlich anders formuliert, Aussagen werden weichgespült. Prüfen Sie inhaltlich kritische Folien besonders sorgfältig auf inhaltliche Verschiebungen.
Wenn die Zielgruppenbeschreibung ungenau ist, raten Modelle. Eine ungefähre Beschreibung führt zu einer ungefähren Anpassung. Investieren Sie Zeit in den ersten Schritt, sonst arbeiten Sie die KI-Fassung in vielen kleinen Korrekturen nach.
Datenschutzhinweis
Präsentationen enthalten oft Geschäftszahlen, Kundennamen, Strategieaussagen oder Personenangaben. Geben Sie solche Inhalte nur in Tools ein, die für diese Datenklasse freigegeben sind.
Wenn keine Freigabe besteht, anonymisieren Sie kritische Stellen vor der Anpassung. Konkrete Namen und Zahlen lassen sich durch Platzhalter ersetzen — der Anpassungseffekt bleibt prüfbar.
Passende Tools
- Gamma: erstellt aus angepasstem Text direkt neue Folien — gut für Layout-Übernahme
- ChatGPT: flexibel für Inhalts- und Tonanpassung in einem Durchgang
- Claude: besonders geeignet bei langen Präsentationen mit vielen Folien
- Microsoft Copilot: praktisch, wenn die Präsentation direkt in PowerPoint vorliegt