Prompt: Meeting-Protokoll aus Notizen erstellen
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Mit diesem Prompt können Sie aus Meetingnotizen, Stichpunkten oder einem Transkript ein strukturiertes Ergebnisprotokoll erstellen. Die Vorlage hilft dabei, Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und offene Fragen klar zu trennen.
Wann ist dieser Prompt sinnvoll?
Dieser Prompt eignet sich, wenn nach einem Meeting viele unstrukturierte Notizen vorliegen und daraus ein brauchbares Protokoll entstehen soll. Besonders hilfreich ist er für Projektmeetings, Teamabstimmungen, Kundentermine oder interne Workshops.
Der Prompt ist nicht dafür gedacht, ungeprüft ein offizielles Protokoll zu erzeugen. Er liefert einen Entwurf, den Sie fachlich prüfen und bei Bedarf korrigieren sollten.
Der Prompt
Kopieren Sie den folgenden Text in Ihr KI-Tool und passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an Ihre Situation an.
Fassen Sie die folgenden Meetingnotizen als klares Ergebnisprotokoll zusammen.
Zielgruppe:
[Wer soll das Protokoll lesen?]
Kontext:
[Worum ging es im Meeting?]
Ton:
sachlich, klar und gut lesbar
Format:
1. Kurze Zusammenfassung in maximal 3 Sätzen
2. Getroffene Entscheidungen
3. Aufgaben mit Verantwortlichen
4. Offene Fragen
5. Nächste Schritte
Wichtig:
- Erfinden Sie keine Informationen.
- Markieren Sie unklare Punkte mit „zu prüfen".
- Wenn Verantwortliche oder Fristen fehlen, weisen Sie darauf hin.
- Trennen Sie Entscheidungen klar von Diskussionen.
Hier sind die Notizen:
[Notizen einfügen]Was Sie anpassen sollten
Passen Sie vor allem diese Platzhalter an:
- Zielgruppe
- Kontext
- gewünschte Länge
- Format
- Tonalität
- Detailgrad
- Notizen oder Transkript
Wenn das Protokoll an eine Führungskraft geht, sollte die Zusammenfassung kürzer und entscheidungsorientierter sein. Wenn es für ein Projektteam gedacht ist, sind Aufgaben, Fristen und offene Punkte wichtiger.
Welche Eingaben Sie brauchen
Sie benötigen mindestens:
- Meetingnotizen oder ein Transkript
- groben Kontext des Meetings
- gewünschtes Ausgabeformat
- Zielgruppe des Protokolls
Wenn möglich, ergänzen Sie bekannte Verantwortliche, Fristen und Projektnamen. Entfernen Sie vertrauliche oder personenbezogene Informationen, wenn das KI-Tool dafür nicht freigegeben ist.
Was ein gutes Ergebnis enthalten sollte
Ein gutes KI-Ergebnis enthält:
- eine kurze, verständliche Zusammenfassung
- echte Entscheidungen, keine Vermutungen
- klar formulierte Aufgaben
- Verantwortliche und Fristen, sofern vorhanden
- offene Fragen
- Hinweise auf unklare Punkte
Qualitätscheck
Prüfen Sie vor der Weitergabe:
- Sind Entscheidungen korrekt wiedergegeben?
- Hat die KI aus Diskussionen fälschlich Beschlüsse gemacht?
- Stimmen Namen, Verantwortlichkeiten und Fristen?
- Fehlen wichtige offene Punkte?
- Enthält das Protokoll sensible Informationen?
- Ist der Text für die Zielgruppe verständlich?
Datenschutz- und Sicherheitshinweis
Geben Sie keine vertraulichen, personenbezogenen oder geschäftskritischen Informationen in ein KI-Tool ein, wenn dieses dafür nicht freigegeben ist. Bei Meetingtranskripten können personenbezogene Daten, Kundendaten oder interne Aussagen enthalten sein. Kürzen, anonymisieren oder nutzen Sie eine freigegebene Unternehmenslösung.
Typische Fehler
- zu wenig Kontext angeben
- nur „Fasse das Meeting zusammen“ schreiben
- Ergebnisse ungeprüft verschicken
- Verantwortlichkeiten nicht kontrollieren
- vertrauliche Inhalte unverändert einfügen
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Passender Use Case
Mehr Kontext zur Anwendung finden Sie hier: Meeting mit KI zusammenfassen