Use Case
Viele Präsentationsfolien sind kleine Textdokumente: ganze Sätze, vollständige Argumente, viel zu viel zum Lesen. Mit KI lassen sich Folientexte gezielt auf das Wesentliche kürzen — und der ausführliche Text wandert dahin, wo er hingehört: in die Sprechernotizen.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für alle, die regelmäßig Präsentationen erstellen oder überarbeiten: Vertrieb, Beratung, Geschäftsführung, Projektleitung, Personal, Schulung. Besonders relevant ist er bei bestehenden Folien, die über die Jahre immer voller geworden sind.
Sie brauchen kein Design-Wissen. Wichtig ist nur, dass Sie wissen, was Sie auf der Folie zeigen wollen und was Sie dazu sagen werden — denn beide Ebenen werden im Prozess getrennt.
Ausgangsproblem
Folien werden oft als zweites Dokument missbraucht: alles, was nicht vergessen werden darf, landet auf der Folie. Das Publikum liest dann mit, hört nicht mehr zu, und der Sprecher wird zum Vorleser des eigenen Materials.
Eine gute Folie ist ein Anker: drei bis fünf Aussagen, die das Gesagte stützen. KI hilft, aus einem überladenen Text das Anker-Material herauszuziehen — und den Rest in die Sprechernotizen zu verschieben, wo er die Folie nicht mehr zuschüttet.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Folieninhalt vollständig erfassen
Kopieren Sie den gesamten Text einer Folie in die KI — Überschrift, Bulletpoints, Fließtext, Zwischenüberschriften. Notieren Sie zusätzlich kurz das Thema und den Anlass der Präsentation.
Schritt 2: Kernaussage der Folie benennen
Beantworten Sie in einem Satz: Was soll das Publikum mitnehmen, wenn diese eine Folie gezeigt wird? Diese Kernaussage ist der Anker, auf den der gekürzte Text zulaufen muss.
Schritt 3: KI auf radikale Kürzung ansetzen
Geben Sie der KI klare Vorgaben für die Kürzung:
- Maximal drei bis fünf Bulletpoints
- Pro Bullet maximal sieben Wörter
- Keine vollständigen Sätze, nur Stichworte
- Zahlen bleiben erhalten, aber ohne erklärenden Beisatz
- Konjunktionen und Füllwörter entfallen
Schritt 4: Ausgelagerten Text in Sprechernotizen verschieben
Lassen Sie die KI parallel den ausführlichen Text in eine Sprechernotiz umwandeln. So geht keine Information verloren — sie wechselt nur die Ebene. Auf der Folie steht der Anker, in den Notizen steht das, was der Sprecher dazu sagt.
Schritt 5: Lesbarkeit am Bildschirm prüfen
Lesen Sie die gekürzte Folie aus drei Metern Entfernung am Monitor. Wenn Sie sie in vier bis fünf Sekunden komplett erfassen können, ist die Kürzung gelungen. Wenn Sie länger brauchen, ist sie noch zu voll.
Beispielprompt
Ich habe folgenden Folieninhalt und möchte ihn radikal kürzen.
Folientext:
[gesamten Text einer Folie einfügen]
Thema der Präsentation: [z. B. Strategie-Update, Produktvorstellung, Schulung]
Publikum: [z. B. Vorstand, Vertriebsteam, Kunden]
Kernaussage der Folie in einem Satz: [Was soll hängen bleiben?]
Aufgabe:
1. Kürze den Folientext auf maximal fünf Bulletpoints. Pro Bullet maximal sieben Wörter, keine vollständigen Sätze.
2. Lass Zahlen erhalten, entferne erklärende Beisätze.
3. Schreibe parallel eine Sprechernotiz mit dem ausführlichen Text — alles, was vorgetragen wird, aber nicht auf der Folie steht.
4. Markiere, wenn ein Bulletpoint nur dann verständlich ist, wenn die Sprechernotiz vorgetragen wird.
Wichtig:
- Erfinde keine Inhalte, die nicht im Originaltext stehen.
- Die Kernaussage muss erkennbar bleiben.
- Sprich Lernende mit Sie an.Qualitätscheck
Bevor Sie die gekürzte Folie übernehmen, prüfen Sie:
- Ist die Kernaussage der Folie sofort erkennbar?
- Liest sich die Folie in unter fünf Sekunden?
- Sind alle wichtigen Informationen entweder auf der Folie oder in den Sprechernotizen?
- Wirken die Bulletpoints als Anker, nicht als Aufzählung?
- Entstehen aus den Stichworten keine Missverständnisse?
Ein guter Test: Wenn Sie die Folie ohne den dazu vorgetragenen Text dem Publikum geben — versteht es die Kernaussage trotzdem? Wenn ja, ist die Kürzung tragfähig.
Risiken und Grenzen
KI kürzt manchmal so stark, dass wichtige Differenzierungen verloren gehen. Was als „Füllwort“ gelöscht wird, kann inhaltlich relevant sein. Prüfen Sie jede Kürzung daraufhin, ob die Aussage noch korrekt bleibt.
Wenn die Folie als alleinstehendes Dokument weitergegeben wird (zum Beispiel als PDF nach dem Termin), reicht der gekürzte Anker oft nicht aus. In diesem Fall braucht es eine zweite Fassung mit mehr Text — oder ein begleitendes Handout.
Datenschutzhinweis
Folieninhalte enthalten manchmal interne Zahlen, Kundennamen oder Strategieaussagen. Geben Sie solche Inhalte nur in Tools ein, die für diese Datenklasse freigegeben sind.
Wenn keine Freigabe besteht, anonymisieren Sie vor dem Kürzungsschritt. Konkrete Namen und Zahlen lassen sich durch Platzhalter ersetzen, der Kürzungs-Effekt bleibt erhalten.
Passende Tools
- Gamma: spezialisiert auf Folien — kürzt und layoutet in einem Schritt
- ChatGPT: gut für gezielte Textkürzung mit klaren Vorgaben
- Claude: differenziert beim Trennen von Folientext und Sprechernotiz
- Microsoft Copilot: praktisch direkt in PowerPoint — kürzt Folien im bestehenden Deck