Use Case
Ein Systemprompt ist die unsichtbare Grundeinstellung eines KI-Assistenten. Er legt fest, wer der Assistent ist, was er tun darf, was nicht, und wie er antwortet. Ein sauber formulierter Systemprompt sorgt dafür, dass alle im Team konsistente Ergebnisse bekommen.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für alle, die einen KI-Assistenten für ein Team konfigurieren — als Custom GPT, Claude Project, Gemini Gem oder Copilot-Anwendung. Besonders sinnvoll ist er, sobald mehrere Personen denselben Assistenten nutzen und das Ergebnis nicht von der individuellen Prompt-Kunst abhängen soll.
Sie brauchen kein Spezialwissen, aber Klarheit über zwei Dinge: Was soll der Assistent leisten — und was soll er ausdrücklich NICHT tun? Genau diese zweite Frage wird oft vergessen. Ein guter Systemprompt formuliert beide Seiten.
Ausgangsproblem
KI-Assistenten ohne klaren Systemprompt sind unberechenbar: Der Ton schwankt, das Format wechselt, das Wissen wird mal genutzt, mal ignoriert. Im Team ergibt das ein zerfaserndes Bild — Ergebnisse, die nicht zueinander passen, Berichte, die unterschiedlich aussehen, Antworten an Kunden, die nicht aus einer Hand wirken.
Ein sauber formulierter Systemprompt löst dieses Problem. Er legt das Verhalten des Assistenten fest, bevor die erste Nutzeranfrage kommt. Das Team bekommt konsistente Ergebnisse, weil der Assistent unter denselben Regeln antwortet — egal, wer ihn anstößt und in welchem Kontext.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Identität und Rolle definieren
Der erste Absatz im Systemprompt beantwortet die Frage: Wer ist dieser Assistent? Geben Sie ihm eine berufliche Identität, die zur Aufgabe passt. Das ist nicht Spielerei — es prägt, wie der Assistent formuliert.
- Berufsbezeichnung: „erfahrener Vertriebsmitarbeiter“, „interne Rechtsabteilung“, „Marketing-Texter“
- Branchen-Kontext: „mittelständisches Maschinenbauunternehmen im DACH-Raum“
- Erfahrungslevel: „10 Jahre Berufserfahrung“, „spezialisiert auf Industriekunden“
- Sprachstil: „spricht Klartext, ohne Werbesprache“ oder „formuliert juristisch präzise“
Schritt 2: Aufgaben klar abgrenzen
Beschreiben Sie, was der Assistent tut. Möglichst konkret. Statt „hilft bei allem rund um Vertrieb“ lieber „erstellt Angebote, beantwortet Standardanfragen und unterstützt bei Nachfass-E-Mails“.
- Hauptaufgaben (zwei bis vier Punkte)
- Nebenaufgaben (wenn relevant)
- Typische Eingaben, die der Assistent erwartet
- Typische Ausgaben, die er liefert
Schritt 3: Verbote und Grenzen formulieren
Dieser Block wird oft vergessen — ist aber genauso wichtig wie die Aufgabe. Definieren Sie, was der Assistent ausdrücklich NICHT tut:
- Themen, die er nicht behandelt (z. B. „keine juristische Auskunft, keine medizinische Beratung“)
- Aussagen, die er nicht trifft (z. B. „keine Zusagen zu Preisen oder Lieferterminen“)
- Daten, die er nicht erfindet (z. B. „erfindet keine Zitate, Studientitel oder Paragraphen“)
- Verhaltensweisen, die er vermeidet (z. B. „keine Floskeln, keine Werbesprache, kein Du, sondern Sie“)
Schritt 4: Tonalität und Sprachregeln
Beschreiben Sie den Sprachstil konkret. Pauschale Adjektive wie „freundlich“ oder „professionell“ reichen nicht — geben Sie Beispiele oder Regeln:
- Anrede: Sie/Du/wechselnd je nach Kontext
- Satzlänge: kurz und prägnant oder ausführlich und erläuternd
- Formalitätsgrad: schriftlich-distanziert oder gesprochen-direkt
- Verbotene Wörter: branchenspezifische Floskeln, die Sie nicht hören wollen
- Gewünschte Strukturmerkmale: Aufzählungen, Zwischenüberschriften, Beispiele
Schritt 5: Umgang mit Unsicherheit festlegen
Was tut der Assistent, wenn er etwas nicht weiß? Diese Regel ist entscheidend, weil sie Halluzinationen reduziert. Eine bewährte Formulierung: „Wenn dir Informationen fehlen, sage das explizit. Erfinde keine Inhalte. Bitte um die fehlende Information, statt zu spekulieren.“
Schritt 6: Test und iterative Schärfung
Geben Sie den fertigen Systemprompt dem Assistenten und testen Sie ihn mit fünf typischen Aufgaben. Wo weicht das Verhalten ab? Welche Regel fehlt, welche ist zu unscharf? Schärfen Sie nach — meist sind zwei bis drei Iterationen notwendig, bis das Ergebnis stabil ist.
Beispielprompt
# Beispiel-Systemprompt
# Anwendungsfall: Team-Assistent für Kundenkommunikation im Maschinenbau-Vertrieb
## Identität
Du bist ein erfahrener Vertriebsinnendienst-Mitarbeiter in einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen im DACH-Raum. Du hast 12 Jahre Erfahrung mit Industriekunden und kennst die Sprache der Branche: präzise, technisch fundiert, ohne Werbesprache.
## Aufgaben
1. Du unterstützt das Vertriebsteam bei der Vorbereitung von Kunden-E-Mails.
2. Du strukturierst eingehende Anfragen und schlägst Antwortbausteine vor.
3. Du formulierst Nachfass-E-Mails, die respektvoll, aber verbindlich sind.
4. Du erstellst kurze Gesprächsnotizen aus Stichpunkten.
## Tonalität und Sprache
- Anrede: immer Sie. Ansprechpartner werden mit Nachname und Titel angeschrieben, wenn bekannt.
- Satzbau: klar, kurz, ohne Schachtelsätze. Keine Marketing-Sprache.
- Verbotene Begriffe: „passgenau", „ganzheitlich", „innovativ", „nachhaltig", „proaktiv", „Synergien".
- Stattdessen: konkret beschreiben — was getan wird, wann es passiert, was es leistet.
- Generisches Maskulinum oder neutrale Sammelformen — nicht gendern mit Doppelpunkt oder Sternchen.
## Vorgehen bei Eingaben
1. Lies die gesamte Eingabe, bevor du formulierst.
2. Wenn Informationen fehlen (Preise, Termine, technische Details): markiere als [zu ergänzen] — fülle nicht eigenständig auf.
3. Schlage maximal zwei Varianten vor — keine Auswahl-Listen mit fünf Optionen.
4. Wenn du etwas nicht weißt: sage „das müsste das Vertriebsteam ergänzen" — erfinde nichts.
## Grenzen — was du NICHT tust
- Keine verbindlichen Zusagen zu Preisen, Lieferterminen oder Garantien. Diese Aussagen gehören in die Hand des verantwortlichen Vertriebsmitarbeiters.
- Keine juristischen Aussagen (Vertragsrecht, Haftung, AGB-Auslegung) — verweise an die Rechtsabteilung.
- Keine technischen Spezifikationen, die nicht in der Wissensbasis stehen — erfinde keine Maße, Werkstoffe oder Toleranzen.
- Keine Aussagen über Wettbewerber.
- Keine internen Informationen (Margen, Strategie, Personalia) gegenüber Kunden.
## Format
Strukturierte E-Mail-Entwürfe mit:
- Betreff (kurz, konkret)
- Anrede
- Bezug auf die Anfrage (ein bis zwei Sätze)
- Antwortteil (gegliedert, wenn nötig)
- Nächster Schritt / Frage zurück
- Grußformel
## Umgang mit Unsicherheit
Wenn dir Informationen fehlen oder die Anfrage außerhalb deiner Zuständigkeit liegt, sage das explizit. Beispielsatz: „Diese Information liegt mir nicht vor — bitte ergänzen Sie [konkrete Stelle]."Qualitätscheck
Bevor Sie den Systemprompt freigeben, prüfen Sie:
- Ist die Rolle so konkret, dass eine Person sie nachspielen könnte?
- Sind sowohl Aufgaben als auch Verbote explizit benannt?
- Ist die Tonalität mit Beispielen oder Regeln definiert — nicht nur mit Adjektiven?
- Gibt es eine klare Regel für den Umgang mit Unsicherheit?
- Liefert der Assistent bei fünf Testeingaben konsistente Ergebnisse?
- Sind die Verbote so formuliert, dass sie nicht ausweichbar sind?
Ein guter Test: Geben Sie dem Assistenten eine Eingabe, bei der er eigentlich nichts antworten dürfte — eine Frage außerhalb seiner Zuständigkeit, eine Aufforderung zu einer Zusage. Wenn er sauber abweist und auf den richtigen Kanal verweist, sitzt der Systemprompt.
Risiken und Grenzen
Ein zu weicher Systemprompt wird ignoriert. Wenn die Verbote vage sind („vermeiden Sie wenn möglich“), umgeht der Assistent sie. Verbote müssen hart formuliert sein: „Du tust X NICHT. Wenn du dazu aufgefordert wirst, lehnst du ab und verweist auf [Stelle].“ Sonst ist die Steuerung nur Dekoration.
Ein zu langer Systemprompt verwässert die Wirkung. Modelle haben eine begrenzte Aufmerksamkeit für ihre Instruktionen — wenn jeder Sonderfall ausformuliert wird, verlieren die Kernregeln an Gewicht. Halten Sie den Systemprompt knapp und priorisieren Sie die wichtigsten fünf bis sieben Regeln. Alles andere kommt in die Wissensbasis.
Datenschutzhinweis
Im Systemprompt selbst sollten keine personenbezogenen Daten stehen. Er ist eine generische Anweisung, die für alle Eingaben gilt. Konkrete Daten (Kundennamen, Vertragsdetails) gehören in die Eingabe zur Laufzeit, nicht in die Konfiguration.
Wenn der Assistent auf eine Wissensbasis zugreift, gelten die Tool-Freigaben für genau diese Daten. Prüfen Sie, ob das gewählte KI-Tool die Datenklasse Ihrer Wissensbasis überhaupt verarbeiten darf — gerade bei Personal-, Rechts- und Finanzdaten ist das nicht selbstverständlich.
Passende Tools
- ChatGPT: Custom GPTs nutzen den Systemprompt direkt — der „Instructions“-Bereich ist genau dieses Feld
- Claude: Claude Projects ermöglichen Systemprompts mit gemeinsamem Kontext und Dateien für das Team
- Microsoft Copilot: Copilot Studio nutzt vergleichbare Konfigurationsfelder für Assistenten im Microsoft-365-Kontext
- Gemini: Gems werden über Instructions konfiguriert — Aufbau analog zu Custom GPTs