Use Case
KI kann aus einer Prozessbeschreibung oder Rollenliste einen ersten RACI-Matrix-Entwurf ableiten. Dieser Entwurf ist ein Ausgangspunkt für das Team — die finale Verantwortungszuordnung muss immer gemeinsam besprochen und abgestimmt werden. KI kennt weder die internen Machtverhältnisse noch die informellen Abläufe in Ihrer Organisation.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für Projektmanagement, Operations und Führungskräfte, die Verantwortlichkeiten in einem Prozess oder Projekt klären wollen. Besonders hilfreich ist er beim Start neuer Projekte, bei Umstrukturierungen oder wenn Zuständigkeiten unklar geworden sind.
Geeignet ist er auch als Vorbereitung für Team-Workshops zur Rollenklärung: Der KI-Entwurf gibt einen Ausgangspunkt, über den das Team diskutieren kann.
Ausgangsproblem
Unklare Verantwortlichkeiten sind eine häufige Ursache für Verzögerungen, Doppelarbeit und Konflikte. RACI-Matrizen helfen, diese Unklarheiten zu strukturieren — aber ihre Erstellung kostet Zeit und erfordert ein gutes Verständnis des Prozesses und der beteiligten Rollen.
KI kann die erste strukturelle Arbeit abnehmen: aus einer Prozessbeschreibung einen Entwurf ableiten, Rollen zuordnen und die Matrix befüllen. Was sie nicht kann: wissen, wie Verantwortung in Ihrer Organisation tatsächlich gelebt wird, und politische oder kulturelle Aspekte berücksichtigen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Prozess und Rollen vollständig beschreiben
Stellen Sie der KI alle notwendigen Grundlagen bereit:
- Alle relevanten Prozessschritte oder Aufgaben
- Alle beteiligten Rollen oder Abteilungen
- Grobe Beschreibung, was jede Rolle im Prozess tut
- Eventuell bestehende Regeln oder Hierarchien
Schritt 2: RACI-Logik erklären
Geben Sie der KI Ihre bevorzugte RACI-Definition mit. Bedeutungen können variieren — stellen Sie sicher, dass die KI Ihre Version verwendet:
- R (Responsible): Wer führt die Aufgabe aus?
- A (Accountable): Wer trägt die Gesamtverantwortung und unterschreibt?
- C (Consulted): Wer wird vorher um Input gefragt?
- I (Informed): Wer wird über Ergebnisse informiert?
Schritt 3: Entwurf erstellen lassen
Lassen Sie die KI eine RACI-Matrix als Tabelle erstellen. Bitten Sie ausdrücklich darum, unsichere Zuordnungen zu markieren.
Schritt 4: Entwurf im Team besprechen
Legen Sie den Entwurf dem Team vor und besprechen Sie ihn gemeinsam. Erfahrungsgemäß gibt es bei diesen Aufgaben Diskussionsbedarf:
- Mehrere Rollen mit „R“ für eine Aufgabe — wer hat im Zweifel das letzte Wort?
- Rollen, die „A“ haben, obwohl sie kaum eingebunden sind
- „C“ vs. „I“ — wer wird wirklich gefragt, wer nur informiert?
- Aufgaben, bei denen niemand klare Verantwortung übernehmen will
Schritt 5: Matrix formell vereinbaren
Halten Sie die abgestimmte Matrix schriftlich fest. Ohne formelle Vereinbarung bleibt sie ein Diskussionsdokument — keine verbindliche Regelung.
Beispielprompt
Erstelle auf Basis der folgenden Prozess- und Rollenbeschreibung eine RACI-Matrix.
Prozess: [Prozessname und kurze Beschreibung]
Schritte: [alle Prozessschritte oder Aufgaben]
Rollen: [alle beteiligten Rollen oder Abteilungen]
RACI-Definitionen für diese Matrix:
- R (Responsible): führt die Aufgabe aus
- A (Accountable): trägt Gesamtverantwortung, entscheidet im Zweifel
- C (Consulted): wird vorher um Input gefragt
- I (Informed): wird über Ergebnisse informiert
Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle mit Aufgaben als Zeilen und Rollen als Spalten.
2. Befülle die Zellen mit R, A, C oder I.
3. Kennzeichne Felder, bei denen du unsicher bist, mit einem Fragezeichen.
4. Gib nach der Matrix eine kurze Anmerkung zu Stellen, die im Team besprochen werden sollten.
5. Erfinde keine Rollen oder Schritte, die nicht in der Beschreibung stehen.Qualitätscheck
Vor dem Einsatz der RACI-Matrix prüfen:
- Hat das Team die Matrix gemeinsam besprochen und abgenommen?
- Gibt es für jede Aufgabe genau ein „A“?
- Gibt es Aufgaben mit mehreren „R“ — und ist geklärt, wer im Zweifel entscheidet?
- Sind alle beteiligten Rollen vollständig erfassen?
- Sind „C“- und „I“-Zuordnungen realistisch?
- Weiß jede Person in einer Rolle, was von ihr erwartet wird?
Eine RACI-Matrix, die im Team nicht akzeptiert wird, bringt nichts. Das Gespräch über Verantwortung ist oft wichtiger als das fertige Dokument.
Risiken und Grenzen
KI-generierte RACI-Entwürfe klingen oft logischer, als sie sind. Sie kennen weder die tatsächlichen Kompetenzen der Beteiligten noch informelle Abläufe oder historische Konflikte. Ohne Teamprüfung entstehen Matrizen, die auf dem Papier korrekt sind, in der Praxis aber nicht funktionieren.
RACI-Matrizen können auch Verantwortung künstlich zersplitten, wenn zu viele Rollen mit „R“ oder „A“ belegt werden. Weniger ist hier oft mehr.
Datenschutzhinweis
Geben Sie keine personenbezogenen Informationen über einzelne Mitarbeitende in KI-Tools ein. Arbeiten Sie mit Rollen- oder Funktionsbezeichnungen, nicht mit Namen.
Wenn der Prozess vertrauliche Geschäftsinformationen berührt, prüfen Sie, welche Inhalte in externe KI-Tools eingegeben werden dürfen.
Passende Tools
- ChatGPT: gut für Tabellen und strukturierte Matrizen
- Claude: gut für differenzierte Analyse und Anmerkungen zu unklaren Zuordnungen
- Microsoft Copilot: sinnvoll, wenn die Matrix direkt in Excel oder Word entstehen soll
- Gemini: passend bei Nutzung von Google Sheets oder Google Docs