Text mit KI kürzen

Use Case

Mit KI lassen sich lange Texte schnell auf die wirklich nötige Länge bringen, ohne dass Aussage oder Ton verloren gehen. Wichtig ist, dass Sie Zielgruppe, Zielmedium und gewünschte Länge mitgeben.

Für: Allgemein · Niveau: Einsteiger · Tools: ChatGPT, Claude, DeepL Write, Microsoft Copilot

Für wen ist dieser Use Case geeignet?

Dieser Use Case eignet sich für alle, die Texte für unterschiedliche Medien anpassen: aus einem Konzept ein Management-Summary, aus einer Mail eine Chat-Nachricht, aus einem Artikel einen LinkedIn-Post.

Besonders hilfreich ist er, wenn der Originaltext sachlich gut ist, aber die Länge nicht zum Anlass passen.

Ausgangsproblem

Wer einen Text einfach kürzt, verliert oft das Wichtigste mit. KI kann gezielt die Substanz erhalten und die Verpackung schrumpfen. Das funktioniert aber nur, wenn die KI weiß, wofür der gekürzte Text gedacht ist.

Ohne Zielangabe entstehen schnell zu glatte oder zu trockene Versionen. Mit klaren Vorgaben werden die Kürzungen erstaunlich treffsicher.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Ausgangstext und Ziel klären

Bevor Sie kürzt, kläre für Sie:

Was ist die Kernaussage des Textes?
Welche zwei oder drei Punkte müssen unbedingt erhalten bleiben?
Für wen ist die gekürzte Version gedacht?
Auf welche Länge soll der Text?

Schritt 2: Zielformat festlegen

Legen Sie fest, wie der gekürzte Text aussehen soll: Fließtext, Bulletpoints, kurze Mail, Tweet-Länge, Management-Summary. Das Format steuert den Stil mit.

Schritt 3: KI mit klarer Anweisung kürzen lassen

Nutzen Sie einen Prompt, der Zielgruppe, Länge, Format und unverzichtbare Inhalte nennt. Lassen Sie sich bei Bedarf zwei oder drei Varianten geben.

Schritt 4: Ergebnis prüfen und schärfen

Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Original. Sind alle Muss-Inhalte erhalten? Stimmt der Ton noch? Wurden Pointen versehentlich entschärft? Kleine manuelle Eingriffe machen am Schluss oft den Unterschied.

Beispielprompt

Kürze den folgenden Text gezielt für ein bestimmtes Format.

Ziel-Format: [z. B. Management-Summary, LinkedIn-Post, 4-Bullet-Übersicht, Chat-Nachricht]
Ziel-Länge: [z. B. max 120 Wörter / 6 Sätze]
Zielgruppe: [z. B. Vorstand, Fachpublikum, Kunden]
Ton: [z. B. sachlich-direkt, freundlich, formell]

Muss-Inhalte (auf keinen Fall streichen):
- [Punkt 1]
- [Punkt 2]
- [Punkt 3]

Aufgabe:
1. Kürze den Text gezielt auf das Ziel-Format und die Ziel-Länge.
2. Erhalte die Muss-Inhalte vollständig.
3. Streiche Floskeln, Wiederholungen und Nebenaspekte.
4. Behalte den Ton der Vorlage, wenn nichts anderes vorgegeben ist.
5. Erfinde keine neuen Inhalte.

Hier ist der Text:
[Text einfügen]

Qualitätscheck

Nach dem Kürzen prüfe:

Sind die Muss-Inhalte vollständig erhalten?
Stimmt der Ton zum Anlass?
Wurden Pointen oder Differenzierungen versehentlich gestrichen?
Liegt der Text in der gewünschten Länge?
Klingt der Text noch nach der Originalstimme?

Ein guter Test: Liest sich der gekürzte Text wie ein eigenständiger Text oder wie ein abgehackter Auszug? Nur die erste Variante ist verwendbar.

Risiken und Grenzen

KI kürzt manchmal so glatt, dass Eigenheiten des Originaltons verloren gehen. Was professionell wirkt, wird beliebig. Wer Originaltexte mit Persönlichkeit kürzt, sollte am Schluss eigene Eingriffe einplanen.

Außerdem kann die KI Aussagen entschärfen, ohne dass es auffällt. Aus „Das funktioniert nicht“ wird leicht „Hier gibt es Optimierungspotenzial“. Wer eine klare Position vertreten will, prüft die Kürzung auf solche Glättungen.

Datenschutzhinweis

Vor dem Einfügen in ein KI-Tool prüfe den Ausgangstext auf vertrauliche Inhalte: Kundendaten, interne Zahlen, personenbezogene Informationen. Entferne, was nicht ins Tool gehört, oder anonymisiere.

In Unternehmen sollten Texte mit sensiblen Inhalten nur über freigegebene Tools laufen. Im Zweifel mit der Datenschutzbeauftragten klären.

Passende Tools

ChatGPT: gut für unterschiedliche Längen und Varianten
Claude: gut, um Ton und Differenzierungen zu erhalten
DeepL Write: sinnvoll für sprachliche Politur nach dem Kürzen
Microsoft Copilot: praktisch direkt in Word oder Outlook