Use Case
Mit KI können Sie Angebote schneller und kundenorientierter formulieren. Die KI hilft bei Struktur, Sprache und Überzeugungskraft. Die inhaltliche Richtigkeit — Preise, Leistungsumfang, Bedingungen — bleibt immer Ihre Verantwortung.
Für wen ist dieser Use Case geeignet?
Dieser Use Case eignet sich für Vertrieb, Geschäftsführung und alle, die regelmäßig Angebote erstellen — vom einfachen Angebotsschreiben bis zur ausgearbeiteten Leistungsbeschreibung.
Besonders hilfreich ist er, wenn Angebote individuell formuliert werden müssen, der Standard-Vorlagentext aber zu allgemein wirkt.
Ausgangsproblem
Angebote scheitern oft nicht am Preis, sondern an der Formulierung. Standardtexte wirken austauschbar. Kunden lesen schnell drüber hinweg, weil kein direkter Bezug auf ihre Situation erkennbar ist.
KI kann helfen, Angebote auf die Kundenperspektive auszurichten: Vorteile statt Merkmale, konkreter Nutzen statt Produktliste. Den fachlichen Inhalt — was tatsächlich angeboten wird und zu welchen Bedingungen — müssen Sie immer selbst einbringen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Leistungsumfang und Bedingungen festhalten
Notieren Sie die Fakten, die im Angebot stehen müssen. Das ist die Grundlage, die die KI nicht ersetzen kann:
- Leistungen oder Produkte mit Beschreibung
- Preise und Konditionen
- Laufzeit oder Projektdauer
- Zahlungsbedingungen
- Ausschlüsse oder Bedingungen
Schritt 2: Kundensituation beschreiben
Beschreiben Sie der KI, was Sie über die Kundensituation wissen: das Problem, das gelöst werden soll, und warum Ihr Angebot relevant ist. Je konkreter, desto besser die Formulierung.
Schritt 3: Ton und Format festlegen
Legen Sie fest, wie das Angebot klingen soll und welches Format gewünscht ist:
- Ton: professionell-sachlich, partnerschaftlich, formell
- Format: Fließtext, strukturierte Abschnitte, Kurzversion für E-Mail
- Zielgruppe: Entscheider, Fachabteilung, Einkauf
Schritt 4: Entwurf generieren und anpassen
Lassen Sie die KI einen Textentwurf erstellen. Bitten Sie sie, Merkmale als Vorteile aus Kundensicht zu formulieren und ein starkes, kundenorientiertes Eröffnungsstatement zu schreiben.
Schritt 5: Inhaltlich und rechtlich prüfen
Bevor das Angebot herausgeht, prüfen Sie sorgfältig:
- Sind alle Leistungen korrekt und vollständig?
- Stimmen Preise, Konditionen und Zahlungsbedingungen?
- Sind Fristen, Lieferzeiten und Ausschlüsse klar?
- Gibt es Aussagen, die rechtlich als Versprechen oder Zusagen ausgelegt werden könnten?
Beispielprompt
Formuliere einen überzeugenden Angebotstext auf Basis der folgenden Informationen.
Kunde: [kurze Beschreibung der Situation und des Problems]
Unsere Leistung: [was wir anbieten]
Preis und Konditionen: [Preis, Laufzeit, Zahlungsziel — nur wenn freigegeben]
Ton: [z. B. professionell, partnerschaftlich, direkt]
Format: [z. B. Einleitungstext für das Angebot, vollständiger Fließtext, kurze E-Mail-Version]
Aufgabe:
1. Schreibe einen Eröffnungsabsatz, der auf die Kundensituation eingeht.
2. Formuliere unsere Leistung aus Kundenperspektive: Nutzen statt Merkmale.
3. Schließe mit einer klaren Handlungsaufforderung oder einem nächsten Schritt.
Wichtig:
- Erfinde keine Leistungen, Preise oder Bedingungen.
- Kein Verkaufssprech. Keine übertriebenen Versprechen.
- Wenn etwas fehlt, frage nach.Qualitätscheck
Bevor das Angebot herausgeht, prüfen Sie:
- Stimmen alle genannten Leistungen, Preise und Bedingungen?
- Ist der Nutzen aus Kundenperspektive klar formuliert?
- Gibt es Formulierungen, die als Garantie oder Versprechen missverstanden werden könnten?
- Passt der Ton zur Beziehung mit dem Kunden?
- Ist der Text frei von Floskeln und Standardphrasen?
Ein Angebot ist ein rechtlich relevantes Dokument. Die finale Freigabe und inhaltliche Prüfung muss immer durch eine zuständige Person erfolgen.
Risiken und Grenzen
KI kann Leistungen oder Vorteile formulieren, die über das hinausgehen, was tatsächlich angeboten wird. Das kann zu Missverständnissen oder rechtlichen Problemen führen.
Formulierungen wie „wir garantieren“ oder „Sie erhalten sicher“ klingen überzeugend, können aber als Zusicherungen ausgelegt werden. Prüfen Sie den Text im Zweifelsfall rechtlich.
Datenschutzhinweis
Geben Sie keine vertraulichen Informationen zu Kundenprojekten, internen Preisen oder Kalkulationen in externe KI-Tools ein, wenn dafür keine Freigabe besteht.
Beschreiben Sie die Kundensituation so allgemein wie möglich oder nutzen Sie ein freigegebenes Unternehmenstool.
Passende Tools
- ChatGPT: gut für verschiedene Tonstile und Angebotsformate
- Claude: gut für längere Angebotsdokumente mit differenzierter Sprache
- Microsoft Copilot: sinnvoll, wenn das Angebot direkt in Word oder Outlook entsteht
- Gemini: passend bei Google-Workspace-Nutzung