Prompt: E-Mail aus Stichpunkten formulieren
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Mit diesem Prompt formulieren Sie aus losen Stichpunkten eine versandfertige E-Mail. Die Vorlage hilft, Empfänger, Anlass und Ton sauber zu uebergeben, sodass der Entwurf nicht generisch klingt.
Wann ist dieser Prompt sinnvoll?
Dieser Prompt eignet sich, wenn die Inhalte einer E-Mail bereits feststehen, aber das Ausformulieren Zeit kostet. Besonders hilfreich ist er für längere Mails an Kunden, Vorgesetzte oder externe Partner sowie für Berufseinsteiger, die Konventionen rund um Anrede und Schluss noch unsicher sind.
Der Prompt ist nicht dafür gedacht, KI ungeprüft E-Mails verschicken zu lassen. Prüfen Sie Ton, Bezug und Fakten, bevor Sie senden — besonders bei rechtlich oder finanziell relevanten Inhalten.
Der Prompt
Kopieren Sie den folgenden Text in Ihr KI-Tool und passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an Ihre Situation an.
Formulieren Sie aus den folgenden Stichpunkten eine professionelle E-Mail.
Empfänger:
[Wer ist der Empfänger? z. B. langjähriger Kunde, neuer Kontakt, Vorgesetzter]
Anlass:
[Worum geht es? z. B. Terminbestätigung, Statusupdate, Rückfrage]
Ton:
[z. B. sachlich-freundlich, formell, vertraulich]
Länge:
[z. B. kurz, etwa 6 bis 8 Sätze]
Sprache:
deutsch, Sie-Form
Format:
1. Persönliche Anrede
2. Kurzer Bezug zum letzten Kontakt (sofern passend)
3. Kerninhalt klar strukturiert
4. Konkrete Bitte oder Frage am Ende
5. Höflicher Abschluss
Wichtig:
- Erfinden Sie keine Inhalte, die nicht in den Stichpunkten stehen.
- Verzichten Sie auf Floskeln wie „im Rahmen unserer langjährigen Zusammenarbeit".
- Wenn etwas an den Stichpunkten unklar ist, fragen Sie am Ende kurz nach.
Hier sind die Stichpunkte:
[Stichpunkte einfügen]Was Sie anpassen sollten
Passen Sie vor allem diese Platzhalter an:
- Empfänger und Verhältnis zum Empfänger
- Anlass der E-Mail
- gewünschter Ton
- Länge
- Format der einzelnen Abschnitte
- Sprache und Anrede
Bei einer ersten E-Mail an einen neuen Kontakt sollten Ton und Vorstellung knapper sein. Bei einer Bestandskunden-Mail darf der Bezug zum letzten Kontakt konkreter werden.
Welche Eingaben Sie brauchen
Sie benötigen mindestens:
- Stichpunkte mit allen Kerninhalten
- Anlass der E-Mail
- Empfänger und Verhältnis
- gewünschten Ton
Wenn möglich, ergänzen Sie konkrete Daten, Fristen oder Anhänge. Entfernen Sie vertrauliche Inhalte, wenn das KI-Tool dafür nicht freigegeben ist.
Was ein gutes Ergebnis enthalten sollte
Ein gutes KI-Ergebnis enthält:
- eine passende Anrede
- einen klaren Kerninhalt in den ersten Sätzen
- eine konkrete Bitte oder Frage am Ende
- einen höflichen, nicht floskelhaften Abschluss
- keine erfundenen Inhalte ueber die Stichpunkte hinaus
Qualitätscheck
Prüfen Sie vor dem Versenden:
- Stimmt der Ton zur Beziehung mit dem Empfänger?
- Ist der Hauptpunkt in den ersten Sätzen klar?
- Sind Daten, Namen und Beträge korrekt?
- Wird eine klare Bitte oder Frage formuliert?
- Wurden Floskeln gestrichen?
- Ist die Mail kürzer als eine Bildschirmlänge?
Datenschutz- und Sicherheitshinweis
Geben Sie keine vertraulichen Kundendaten, internen Zahlen oder personenbezogenen Informationen in offene KI-Tools ein, wenn dafür keine Freigabe besteht. Anonymisieren Sie Stichpunkte, wo möglich, oder nutzen Sie eine freigegebene Unternehmenslösung.
Typische Fehler
- zu wenig Kontext zum Empfänger angeben
- Stichpunkte ohne Anlass und Ton uebergeben
- Entwurf ungeprüft verschicken
- Floskeln aus dem Erstentwurf nicht streichen
- vertrauliche Inhalte ohne Anonymisierung einfügen
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Passender Use Case
Mehr Kontext zur Anwendung finden Sie hier: E-Mail aus Stichpunkten formulieren